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title: "RH: os dados de funcionários que vazam nos arquivos"
description: "Documentos de RH vazam nomes pelos metadados: Author, LastModifiedBy e Company. Veja como corrigir o modelo e limpar o arquivo antes de enviar."
url: https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados
updated: 2026-10-02T08:00:00-03:00
language: pt-BR
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# RH: os dados de funcionários que vazam nos arquivos

Carta de oferta, contrato e planilha de folha levam nomes de autores, modelos antigos e abas ocultas. Veja quais campos vazam, como corrigir o modelo e o que conferir antes de anexar.

Por [Equipe MetaWipe](https://metawipe.net/sobre#metodo) Publicado em 02 de outubro de 2026 6 min de leitura

Nesta página

1. [O que um documento de RH costuma carregar](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#o-que-um-documento-de-rh-costuma-carregar)
2. [Quatro campos que mais vazam](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#quatro-campos-que-mais-vazam)
3. [Planilhas: o que não aparece na tela](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#planilhas-o-que-nao-aparece-na-tela)
4. [Corrija o modelo uma vez](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#corrija-o-modelo-uma-vez)
5. [Um processo para enviar documentos](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#um-processo-para-enviar-documentos)
6. [Dados de saúde e de RH merecem mais cuidado](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#dados-de-saude-e-de-rh-merecem-mais)
7. [Quando não vale a pena se preocupar tanto](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#quando-nao-vale-a-pena-se-preocupar-tanto)
8. [Antes de anexar: o que conferir](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#antes-de-anexar-o-que-conferir)
9. [Uma ressalva honesta](https://metawipe.net/blog/rh-documentos-de-funcionarios-metadados#uma-ressalva-honesta)

Os campos de propriedades viajam junto com o arquivo. Num documento de RH, isso costuma significar nomes de pessoas que nunca deveriam estar ali: quem redigiu, quem salvou por último, quem usou o modelo antes. A resposta curta é que a carta de oferta enviada a um candidato pode levar, em silêncio, o nome de outra pessoa.

O problema não é técnico nem raro. É o padrão de um departamento que reaproveita modelos por anos e manda arquivos por e-mail sem olhar as propriedades.

## O que um documento de RH costuma carregar

Veja o cabeçalho de uma carta de oferta em DOCX. Os valores são ilustrativos:

```
Title          : Proposta - Carlos Mendes
Author         : Juliana Rocha
LastModifiedBy : Paulo Teixeira
Company        : Empresa Antiga Ltda
Template       : Modelo Contrato Gerente.dotx
CreateDate     : 2024:03:11 09:14:02
ModifyDate     : 2026:09:30 18:47:55
```

A carta é para o Carlos. Quem a escreveu foi a Juliana, quem salvou por último foi o Paulo, a empresa que aparece é de um cadastro anterior e o modelo tem nome de cargo de outro processo. Nenhum desses dados está no texto da carta.

## Quatro campos que mais vazam

- **Author** é o nome de quem criou o documento. Fica gravado mesmo quando outras pessoas editam o arquivo depois. Veja o campo [Author](https://metawipe.net/metadados/author).
- **LastModifiedBy** guarda quem salvou por último: um estagiário, um gestor ou um terceirizado. Veja [LastModifiedBy](https://metawipe.net/metadados/last-modified-by).
- **Company** é a empresa cadastrada no Office. Em grupos que mudaram de nome ou que tiveram filiais, quase sempre é a antiga. Veja [Company](https://metawipe.net/metadados/company).
- **Template** aponta o modelo de origem. Se o modelo foi feito para outro cliente ou outro candidato, o nome dele vai junto. Veja [Template](https://metawipe.net/metadados/template).

O campo [TotalEditTime](https://metawipe.net/metadados/total-edit-time) mostra o tempo acumulado de edição. Em RH isso raramente importa, mas revela quem passou horas num documento e quem só anexou o arquivo pronto.

## Planilhas: o que não aparece na tela

Numa planilha de folha ou de benefícios, é comum haver abas ocultas, colunas escondidas e nomes completos fora da área visível. Ocultar não é apagar. O caminho para encontrar esses dados está em [Excel: abas ocultas e outros dados que vão junto](https://metawipe.net/blog/excel-dados-ocultos-planilha).

Um limpador de metadados remove propriedades, mas não apaga conteúdo. Abas ocultas, comentários e o texto de alterações controladas continuam no arquivo. Esses precisam ser removidos no próprio programa, antes de qualquer limpeza. O guia de planilhas está em [como remover metadados de planilhas XLSX](https://metawipe.net/remover-metadados/xlsx).

## Corrija o modelo uma vez

A fonte do problema costuma ser o modelo. Se o arquivo de contrato usado pelo RH carrega um autor antigo, todo documento novo nasce com ele. Abra o modelo, vá em Arquivo → Informações, ajuste as propriedades, apague o campo de autor e salve. O Word também tem uma verificação própria: em Arquivo → Informações → Verificar Problemas → Inspecionar Documento, no Windows. No Mac, a opção de remover informações pessoais ao salvar fica nas configurações do Word, com caminho e nome que mudam entre versões.

O detalhe completo do Inspetor está em [Inspetor de Documento do Office: o que ele apaga](https://metawipe.net/blog/inspetor-de-documento-office), e a remoção de autor de um arquivo do Word em [como remover o autor de um arquivo do Word](https://metawipe.net/blog/remover-autor-de-arquivo-word).

## Um processo para enviar documentos

1. **Finalize o documento.** Resolva os comentários e as alterações controladas que não devem sair, na própria aplicação.
2. **Confira o conteúdo oculto.** Abas ocultas, colunas escondidas, notas do apresentador e comentários.
3. **Exporte para PDF** quando o destinatário não precisa editar. Confirme que o PDF não herdou o autor do Word, como explica [como salvar PDF do Word sem o nome do autor](https://metawipe.net/blog/word-salvar-pdf-sem-autor).
4. **Limpe as propriedades do arquivo final.** Para um arquivo, use o [MetaWipe](https://metawipe.net/). Para um conjunto, o lote aceita até 50 arquivos e devolve tudo em ZIP, como em [remover metadados em lote](https://metawipe.net/blog/remover-metadados-em-lote).
5. **Leia o resultado.** A [leitura gratuita de metadados](https://metawipe.net/ler-metadados) mostra o que ficou. Confira o nome de autor e a empresa antes de enviar.

## Dados de saúde e de RH merecem mais cuidado

Atestados, laudos de admissão e afastamentos trazem dado de saúde, que a LGPD trata como dado pessoal sensível no artigo 5º, inciso II. Esses arquivos são os que mais precisam de canal restrito e de metadados limpos. Um holerite enviado a uma pessoa errada já é um incidente; com o nome do gestor de RH como autor, o problema aumenta sem ninguém perceber.

O princípio da necessidade, no inciso III do artigo 6º, pede que o arquivo carregue apenas o que a finalidade exige. Um nome de candidato num modelo de contrato não tem finalidade nenhuma. Veja também [por que metadados são dados pessoais](https://metawipe.net/blog/metadados-sao-dados-pessoais-lgpd).

## Quando não vale a pena se preocupar tanto

Uma carta de boas-vindas que sai com o nome do gestor como autor não é um incidente. O esforço vale para o que sai da empresa: arquivos enviados a candidatos, a sindicatos, a fornecedores e a órgãos. Dentro da casa, o risco de um nome de autor é pequeno. Fora dela, o mesmo nome passa a ser um dado entregue a alguém que não precisava dele.

## Antes de anexar: o que conferir

O e-mail com anexo é o canal em que o RH mais espalha documentos sem olhar. O mesmo arquivo pode sair de uma pasta compartilhada, de um drive de equipe ou de um link de nuvem, e em todos os casos os campos de propriedades vão junto. [Arquivos compartilhados no Google Drive](https://metawipe.net/blog/google-drive-compartilhar-arquivo-metadados) entregam o arquivo exato que está lá, com o mesmo autor e a mesma data.

A conferência é curta. O nome do arquivo não deve trazer o nome de ninguém além do destinatário. O título precisa corresponder ao documento, e não a um modelo antigo. O autor e o último a salvar devem ser da área responsável, e a empresa deve ser a atual. Essa checagem leva pouco e evita o que costuma ser mais difícil de explicar depois.

Para documentos que vão em PDF, o detalhe de como o arquivo final é gerado faz diferença. O texto sobre [o que um contrato em PDF revela antes da assinatura](https://metawipe.net/blog/contrato-pdf-metadados) mostra a ordem em que as etapas devem acontecer.

## Uma ressalva honesta

Nada disso substitui uma política de documentos. Limpar um arquivo não corrige um contrato com dado excessivo nem um processo que manda o documento errado. O que a limpeza resolve é o que o arquivo carrega sem ninguém ter pedido. Para o restante, o que decide é o processo de quem envia.

## Perguntas frequentes

### Um documento do RH pode revelar dados de funcionários pelos metadados?

Pode. Carta de oferta, contrato, holerite em PDF e planilha de cálculo carregam campos de autor, de última modificação, de empresa e de modelo. Esses campos costumam mostrar o nome de quem editou o arquivo, o de pessoas que usaram o mesmo modelo antes e, em planilhas, abas ocultas com salários. Nada disso aparece na tela, e por isso passa despercebido.

### Quem aparece no campo Autor de um arquivo do Word?

O nome cadastrado na conta ou no computador de quem criou o documento, que continua gravado mesmo depois de outras pessoas editarem. O campo de última modificação por guarda o nome de quem salvou por último. Num modelo reaproveitado, pode aparecer o nome de um colaborador que saiu da empresa anos antes, ou de um candidato de outro processo.

### Como tirar o nome de ex-funcionário dos arquivos da empresa?

Corrija o modelo primeiro: em Arquivo → Informações, ajuste ou apague o autor e salve o modelo sem o nome antigo. Depois, antes de enviar cada documento, use o Inspetor de Documento do Office para achar comentários e dados ocultos, e limpe as propriedades do arquivo final. Num lote grande, um limpador de metadados faz a etapa de propriedades.

### Posso enviar um holerite em PDF sem os metadados?

Sim, e é um dos documentos que mais merecem o cuidado. O holerite já é dado pessoal, e o PDF costuma carregar o autor do sistema e o título do modelo. Gere o arquivo a partir do sistema de folha, confira título e autor, limpe o PDF e leia o resultado de novo. O canal de envio, com acesso restrito ao titular, continua sendo a parte mais importante.

### A LGPD exige apagar metadados de documentos de funcionários?

A lei não cita metadados. Mas o princípio da necessidade, no artigo 6º, inciso III, pede que o tratamento de dados pessoais se limite ao necessário para a finalidade. Um arquivo que sai da empresa com o nome de terceiros, de candidatos ou de ex-funcionários, sem motivo, é difícil de justificar quando alguém questiona.

## Continue lendo

- [Por que documentos da empresa têm o nome de quem saiu](https://metawipe.net/blog/documentos-da-empresa-nome-de-ex-funcionario) — Um modelo antigo pode levar o nome de quem o criou para cada proposta e contrato da empresa. Veja onde esse nome fica gravado, como corrigir o modelo na origem e o que a limpeza de arquivos não resolve.
- [Excel: abas ocultas e outros dados que vão junto](https://metawipe.net/blog/excel-dados-ocultos-planilha) — Abas ocultas, linhas escondidas, caminhos de pastas em vínculos externos e cache de tabelas dinâmicas podem seguir com a planilha. Veja como revelar, inspecionar e enviar só os valores.
- [Inspetor de Documento do Office: o que ele apaga](https://metawipe.net/blog/inspetor-de-documento-office) — O Inspetor de Documento do Word, Excel e PowerPoint remove propriedades, comentários e conteúdo oculto, e pode apagar texto que você queria manter. Saiba o que escolher antes de clicar.