PowerPoint: notas e slides ocultos vão junto no arquivo

Vão, sim. Um arquivo .pptx leva junto as anotações do apresentador, os slides marcados como ocultos, as fotos inteiras que foram cortadas, objetos posicionados fora da área do slide e os comentários. Nada disso aparece na apresentação em tela cheia, e a limpeza de metadados também não apaga esses itens, porque eles são conteúdo, e não propriedades do arquivo.

O que a apresentação esconde de quem assiste

Os itens abaixo passam despercebidos na projeção e ficam gravados no arquivo. Cada um tem um lugar diferente dentro do pacote:

• Anotações do apresentador, as Notes do slide, que ficam em uma parte separada do arquivo, uma por slide.
• Slides ocultos, que a apresentação pula, mas que continuam no arquivo e aparecem marcados no painel. A contagem fica em HiddenSlides.
• Imagens cortadas, em que o recorte apenas esconde a parte excluída.
• Objetos fora do slide, como uma caixa de texto arrastada para a área cinza ao redor da página.
• Comentários, com o nome de quem escreveu e a data de cada um.

Os metadados do documento ficam em outra parte do pacote. Um exemplo do que aparece em docProps/app.xml e docProps/core.xml, com valores fictícios:

<Slides>18</Slides>
<Notes>12</Notes>
<HiddenSlides>2</HiddenSlides>
<Company>Startup Anterior Ltda</Company>
<TotalTime>312</TotalTime>

dc:creator         : Ana Lima
cp:lastModifiedBy  : Carlos Souza
cp:revision        : 14

O tempo total de edição e a contagem de revisões mostram a história do arquivo. O campo Company é a sobra mais comum: quando um modelo foi copiado de outra empresa, o nome dela segue no arquivo, sem que ninguém perceba antes de enviar.

Como encontrar as anotações e os slides ocultos

1. Para ler as anotações, abra o arquivo e ative o painel de anotações, que fica abaixo de cada slide (se estiver recolhido, use o botão correspondente na barra inferior da janela). Cada slide mostra o texto que ficou abaixo da miniatura.
2. Para achar os slides ocultos, percorra o painel de miniaturas à esquerda. Um slide oculto aparece com uma barra sobre o número. Para ocultar ou mostrar um slide, clique com o botão direito na miniatura e use a opção de ocultar ou mostrar o slide.
3. Para achar os objetos fora da área, mude para a visualização Normal e olhe a área cinza em volta de cada slide. Tudo o que estiver ali é gravado, mesmo sem aparecer na projeção.

Os nomes exatos dos menus mudam um pouco entre versões do Office. Se algum não bater, procure pela palavra no campo de busca da faixa de opções.

Imagens cortadas continuam inteiras

Quando você corta uma foto no PowerPoint, o programa guarda a imagem original completa e apenas oculta a parte que ficou de fora. Quem seleciona a imagem e mexe no recorte consegue voltar à área original. Para apagar essas áreas, use Formato da Imagem → Compactar Imagens e marque a opção de excluir as áreas cortadas das imagens. Ela pode alcançar todas as imagens da apresentação, então confira o escopo na caixa de diálogo e o resultado depois.

Esse problema afeta também a foto em si. Se a imagem original tiver GPS, nome do dispositivo ou outros campos, eles continuam nela. Limpe a foto antes de inseri-la, como mostra o artigo sobre fotos incorporadas em arquivos, que vale para qualquer documento com imagens dentro.

Slide mestre e layouts

Um dos restos mais comuns não está em nenhum slide. O slide mestre define o visual de todos os slides, e os layouts dele podem trazer logotipos, rodapés e nomes de clientes que você nunca vê na projeção, porque o slide usa outro layout. Modelos baixados de outra empresa costumam carregar isso. Para conferir, vá em Exibir → Slide Mestre e percorra os layouts na coluna da esquerda. Um logotipo que aparece num layout não usado continua gravado no arquivo, e a limpeza de propriedades não o tira.

O Inspetor de Documentos no PowerPoint

Em Arquivo → Informações → Verificar Problemas → Inspecionar Documento, o programa lista itens como comentários e anotações, slides ocultos, conteúdo fora dos slides e propriedades do documento. Ele pode remover cada categoria. A remoção de anotações e de slides ocultos é definitiva, então leia a lista antes de confirmar e guarde uma cópia com o conteúdo, se ele tiver valor. O artigo sobre o Inspetor de Documento do Office compara o inspetor entre os três programas.

Exportar só os slides, passo a passo

Para gerar um PDF só com os slides, vá em Arquivo → Exportar, escolha PDF na lista Salvar como tipo e selecione Opções. Na janela de opções, procure a escolha de publicação. Se ela oferecer slides, anotações e estrutura de tópicos, escolha somente os slides. Confira também se os slides ocultos entram, porque isso muda o número de páginas do PDF. Abra o resultado e veja se alguma anotação apareceu antes de mandar.

Dois caminhos para enviar

Há duas formas seguras de sair com uma apresentação, e a escolha depende de quem vai recebê-la:

Se o destinatário só precisa ver a apresentação, o PDF é mais seguro, porque o arquivo fica mais difícil de editar e não carrega o pacote do PowerPoint. Se ele precisa editar, o pptx limpo é o caminho.

Uma ressalva honesta

Um pitch deck, um relatório ou uma apresentação de cliente costuma ser revisado por muitas pessoas, e cada uma pode ter deixado uma nota. Antes de enviar, percorra as anotações como se fosse o destinatário. A limpeza de propriedades é necessária, mas não substitui essa leitura. O artigo sobre o que um pitch deck revela ao investidor mostra o caso em que esse descuido custa mais.

O que fazer antes de enviar um pptx

1. Leia as anotações de cada slide e apague o que não deve sair.
2. Exclua os slides ocultos que não têm função, e não apenas os oculte.
3. Compacte as imagens com a opção de excluir áreas cortadas, e confira as fotos originais antes de inseri-las.
4. Rode o Inspetor de Documentos e leia a lista antes de confirmar.
5. Limpe as propriedades em remoção de metadados em PPTX e confira o resultado no leitor gratuito, sem cadastro. Para mais de um arquivo, o processamento em lote reduz o trabalho.