Inspetor de Documento do Office: o que ele apaga

O Inspetor de Documento é uma verificação embutida no Word, no Excel e no PowerPoint do Windows. Ele procura propriedades, comentários, revisões e conteúdo oculto, e oferece um botão para remover cada grupo. Ele resolve parte do problema. Não resolve tudo, e o item mais arriscado é justamente o que apaga texto.

Onde ele fica

No Windows, o caminho é Arquivo → Informações → Verificar Problemas → Inspecionar Documento. A janela lista cada categoria com um botão Remover tudo ao lado. Antes de clicar, leia a lista, porque o botão atua sobre o grupo inteiro. Os nomes das categorias mudam por versão do Office, então o que aparece no seu computador pode ter outro texto.

Em um arquivo do Word, as categorias costumam incluir comentários e revisões, propriedades do documento e informações pessoais, dados XML personalizados, cabeçalhos e rodapés, e texto oculto. No Excel e no PowerPoint, aparecem itens específicos, como notas, planilhas e slides ocultos, dependendo da versão.

O que as propriedades mostram

Propriedades são os campos de identificação que o Office grava no arquivo, como autor, empresa e modelo. Num DOCX de um escritório, a saída de uma leitura típica se parece com isto (ilustrativa, porque os valores mudam de documento para documento):

Author          : Maria Silva
LastModifiedBy  : Carlos Souza (RH)
Company         : Escritório Andrade & Lima
Template        : Normal.dotm
RevisionNumber  : 37
TotalEditTime   : 214 min

Author é o nome do usuário que criou o arquivo, e LastModifiedBy mostra quem salvou por último. Company é a empresa cadastrada no Office, e Template aponta o modelo de origem. Esses campos são o que o inspetor limpa com mais segurança, porque não fazem parte do texto.

O que o inspetor pode apagar do conteúdo

Comentários, revisões e notas são o lado delicado da verificação. Um comentário tem texto, e esse texto é o conteúdo que outra pessoa escreveu para você. Alterações controladas guardam o texto que foi apagado, e a opção de remover revisões pode aceitar essas alterações em vez de só tirar o nome de quem as fez. O resultado é um texto diferente do que você revisou.

O mesmo vale para o PowerPoint, em que notas do apresentador e slides ocultos são conteúdo, e para o Excel, em que abas e linhas ocultas podem conter dados que você não quer entregar, ou que quer manter. Por isso, o inspetor é uma ferramenta de decisão, não um botão de limpeza automática. Leia cada categoria antes de clicar.

Como usar sem perder o que importa

1. Salve uma cópia. Arquivo → Salvar como, com outro nome. O original precisa ficar intacto, porque não há desfazer depois de salvar.
2. Abra o inspetor na cópia. Arquivo → Informações → Verificar Problemas → Inspecionar Documento.
3. Marque só o que quer tirar. Em geral, propriedades e informações pessoais são o alvo certo. Comentários e revisões exigem decisão caso a caso.
4. Confira depois. Volte a Arquivo → Informações e veja se o autor e a empresa sumiram. Se o texto de um comentário ainda estiver lá, é porque ele não foi removido, e não porque o inspetor falhou.

Para os passos específicos do Word, o guia de como remover o autor de um arquivo Word detalha as opções de propriedades e de salvamento.

No Mac e em versões sem o inspetor

No Word para Mac, a verificação pode não ter a mesma tela. Existe uma opção de remover informações pessoais ao salvar, nas configurações do aplicativo. O caminho exato muda entre versões, então a regra é procurar por “informações pessoais” nas configurações. Antes de confiar, teste a opção com um arquivo de exemplo e leia o resultado.

O LibreOffice tem uma opção parecida, e o passo a passo está no artigo sobre como tirar seus dados dos arquivos do LibreOffice.

Onde o MetaWipe entra

O MetaWipe é uma alternativa para o caso em que você não quer decidir item por item, ou não tem o Office instalado. Ele aceita DOCX, XLSX, PPTX e as variações com macros, DOCM, XLSM e PPTM. Remove as propriedades do documento, o autor dos comentários e das alterações controladas, e normaliza as datas internas do arquivo ZIP que forma o documento. O texto dos comentários, das revisões, das notas e dos slides ocultos fica como está, porque é conteúdo.

Essa separação é a principal diferença. O inspetor pode apagar conteúdo quando você pede. O MetaWipe não apaga conteúdo, só identidade. Depois de limpar, o arquivo é lido de novo, e o relatório mostra o que sobreviveu. O processamento é em lote, com até 50 arquivos por vez e download em ZIP, e funciona no navegador do celular.

Para o que não é identidade, a ordem continua valendo: revise o conteúdo antes. Se um comentário com o nome de um colega não deveria estar no arquivo, apague o comentário no Word. Depois, limpe o que sobrou. Para os casos de PowerPoint e Excel, há guias específicos sobre notas e slides ocultos e sobre abas e dados ocultos em planilhas.

Quando o inspetor basta

Para um documento só, enviado a uma pessoa que você conhece, o inspetor costuma ser suficiente. Um contrato sem comentários e sem revisões, feito em um modelo que você mesmo criou, precisa apenas de uma limpeza das propriedades. Basta abrir o arquivo, rodar a verificação, marcar o grupo de propriedades e informações pessoais, e conferir o resultado.

O caso muda quando o arquivo tem histórico. Um DOCX que passou por três revisões de colegas, com comentários de cada um e alterações controladas, traz várias camadas de identidade. Nesse caso, a verificação precisa ser feita por categoria, e a decisão de aceitar ou descartar cada alteração é do autor do texto. Não é uma tarefa de um clique.

Um detalhe prático: as propriedades não ficam só no cabeçalho do arquivo. Um modelo reaproveitado pode trazer o nome de outra pessoa em um campo de personalização, e o inspetor nem sempre o alcança. Depois de rodar, reabra o arquivo e confira o painel de propriedades, e não apenas a mensagem de conclusão.

Uma ressalva honesta

O inspetor é uma função nativa e gratuita para quem já tem o Office. Para um arquivo, com revisão cuidadosa, ele faz o trabalho. A dificuldade aparece com volume: uma pasta de vinte contratos, cada um com comentários, exige vinte passadas, e é fácil esquecer uma. O MetaWipe ajuda nesse cenário, porque processa em lote e mostra o resultado de cada arquivo.

Nenhuma ferramenta garante que um arquivo não tenha mais nada. Metadado é dado que o próprio programa grava, e um nome escrito no texto é conteúdo. Os dois precisam ser tratados em etapas diferentes.

Checklist antes de enviar um arquivo do Office

• Salve uma cópia do original e trabalhe apenas na cópia.
• Revise comentários, revisões e notas, e apague o que não deve sair.
• Rode o inspetor ou limpe o arquivo com o MetaWipe.
• Leia o resultado em ler metadados, sem cadastro, e confirme que o autor e a empresa não aparecem.
• Para o formato, veja como remover metadados de DOCX, de XLSX e de PPTX.