O PDF baixado do Google Docs tem metadados?
O PDF do Google Docs costuma trazer o nome do documento no título, e o DOCX leva os nomes de quem comentou e sugeriu. Veja o que cada download carrega e como testar antes de enviar.
Tem, e em geral é menos do que um Word ou um Excel. O PDF baixado pelo Google Docs costuma trazer o nome do documento como título e um campo que identifica o programa gerador. O autor pode aparecer ou não, conforme a conta e a versão do exportador. O DOCX baixado do mesmo documento é o arquivo que carrega mais coisas, porque leva comentários e sugestões com o nome de quem os escreveu.
Este artigo explica o que cada formato de download carrega, por que o link compartilhado é outra história e como verificar o arquivo que você vai mandar.
O que o PDF do Google Docs traz
Um PDF é um arquivo com um dicionário de informações do documento. Para uma proposta baixada do Docs, a leitura costuma ficar parecida com isto, com valores que mudam de um documento para outro:
Title : Proposta de Serviços - Cliente X v3
Author : (vazio ou nome da conta, conforme a exportação)
Producer : nome do gerador de PDF usado pelo GoogleO campo mais útil para quem está preocupado é o Title, porque ele copia o nome que você deu ao documento. Um nome como “Proposta Cliente X v3 - rascunho final” entrega o cliente, a versão e a sequência de trabalho. O campo Producer indica o software que gerou o PDF, e costuma ser inócuo. O campo de autor é o que muda de verdade entre uma exportação e outra, então vale conferir sempre.
Por que o DOCX é o arquivo que mais carrega
Quando você baixa como Word, o arquivo passa a ter as propriedades do Office (autor, data, última modificação) e as marcas de revisão do documento. Comentários viram comentários do Word, com o nome de quem escreveu e a data. Sugestões de edição viram alterações controladas, com o nome de quem sugeriu. Quem recebe o DOCX vê essas marcas, mesmo que o documento original no Drive pareça limpo.
O caminho para o download é Arquivo → Baixar, e depois escolha Microsoft Word (.docx) ou Documento PDF (.pdf). Os nomes dos itens aparecem em português ou em inglês, conforme o idioma da conta.
| Download | O que costuma sair junto |
|---|---|
| Título, programa gerador e, às vezes, o autor. Comentários e sugestões em geral não entram. | |
| DOCX | Propriedades do Office, nomes de quem comentou e de quem sugeriu alterações, datas. |
Link compartilhado não é arquivo
Compartilhar um documento nativo do Google Docs por link é diferente de mandar um arquivo. A pessoa com acesso vê o documento no navegador e, se tiver permissão de edição, vê o histórico de versões, o dono e quem comentou. Essas informações ficam no Google, não no arquivo. Elas podem ser um problema, mas não são metadados gravados no documento que você baixa.
O problema aparece quando alguém baixa uma cópia. Essa cópia é um arquivo separado e leva o que estiver gravado nela naquele momento. Se o documento foi editado por outra pessoa, o histórico do Google não vai junto, mas o nome do autor e das alterações do DOCX vai.
Teste antes de enviar
Como o comportamento do exportador pode mudar, o teste é a única confirmação que vale. Faça assim:
- Baixe o PDF e o DOCX do documento como eles estão, sem editar nada.
- Abra as propriedades do PDF no leitor e veja título, autor e programa.
- Envie o DOCX para o leitor gratuito de metadados, que não pede cadastro, e confira se há nomes de comentaristas e de revisores.
- Se algum campo indesejado aparecer, limpe a cópia e repita a leitura. A cópia limpa é a que sai do seu computador.
Essa sequência vale também para o arquivo compartilhado no Drive, que é armazenado e entregue byte a byte, como foi enviado.
O nome do documento também conta
Antes de qualquer metadado, o nome do arquivo e o nome do documento no Docs são o que o destinatário vê primeiro. Um documento chamado “Contrato final v4 - cópia do Modelo Fulano” já informa que houve reaproveitamento e quem era o modelo anterior. Um nome neutro, com o assunto e o nome da pessoa que vai receber, resolve a maior parte do problema antes de qualquer limpeza.
Se o documento vai para um cliente, vale também revisar o que está no texto. Comentários que você deixou para si mesmo, por exemplo, viajam no DOCX e contam o que você pensou sobre o cliente.
Uma ressalva honesta
Para um texto que vai ser lido e não editado, o PDF é quase sempre a escolha mais segura. Mas o PDF não está livre de metadados, como mostrou o teste acima. Se você precisa que o destinatário edite o texto, o DOCX é o formato esperado, e então a limpeza das marcas de revisão é obrigatória. Remover as marcas antes de enviar é trabalho seu: nenhuma ferramenta sabe quais comentários ainda são úteis.
Para entender o formato de cada arquivo, veja a página como remover metadados de PDF e a página de DOCX. Para o autor de documentos do Word, o artigo sobre como remover o autor do arquivo Word segue a mesma lógica.