Proposta de licitação: o arquivo mostra quem a redigiu
Sua proposta em PDF ou DOCX pode levar o nome de quem a redigiu, o da empresa e o do modelo antigo. Veja o que fica no arquivo, o risco da planilha de preços e como limpar antes do envio.
Sim, na maioria dos casos. A proposta em PDF ou DOCX que você envia para um pregão ou uma tomada de preços costuma carregar o nome de quem redigiu no Word, o nome da empresa, o modelo de onde o documento foi copiado e as datas de criação e de edição. Nada disso aparece na página impressa. Mas numa licitação cada empresa deveria preparar a sua proposta de forma independente, e um campo de autor igual em duas propostas é um detalhe que alguém pode notar.
Limpar esses campos antes do envio é higiene. Não muda preço, prazo nem texto técnico, e não esconde nada do que a proposta afirma.
O que a proposta carrega além do texto
Um PDF gerado por um editor grava um dicionário de propriedades. Numa proposta reaproveitada de outro processo, ele costuma se parecer com isto:
Title : Proposta Técnica e Comercial - Pregão 034
Author : Consultoria Lima
Creator : Microsoft Word
Producer : Microsoft: Print To PDF
CreateDate : 2026:09:24 09:14:03
ModifyDate : 2026:09:27 22:47:55O Title é o nome do arquivo de outro processo, e o Author é o nome da consultoria, não necessariamente da empresa que vai assinar. Os dois dizem de onde o documento veio e quem o montou, e ambos são lidos por qualquer pessoa que tenha o arquivo em mãos.
No DOCX, antes da conversão, o Word guarda outros campos:
- Author é o nome cadastrado no Word de quem criou o documento. Pode ser o consultor, um estagiário ou o responsável de outra empresa, de quem o modelo foi herdado.
- Company vem do campo Empresa das propriedades. Se o modelo foi copiado de um cliente anterior, esse nome vai junto.
- LastModifiedBy guarda quem salvou por último. Numa proposta montada por três pessoas, é o último que mexeu, e não o responsável pela proposta.
- Template aponta o modelo usado. Um modelo de outra licitação já é uma pista do processo anterior.
Duas propostas, o mesmo autor
Consultorias que preparam propostas para mais de uma empresa, ou que reaproveitam o mesmo modelo para clientes diferentes, costumam deixar o mesmo nome em todos os arquivos. Não há nada de errado no modelo em si. O problema é cada arquivo carregar o nome do outro cliente.
Uma comissão ou um órgão de controle que compare duas propostas e encontre o mesmo autor e a mesma empresa nos metadados pode querer uma explicação. A explicação pode ser simples, como um consultor que atende as duas empresas, mas ela precisa existir e você precisa poder dá-la. Metadado não é prova de conluio; é uma pergunta que a documentação deve estar pronta para responder.
A planilha de preços é o maior risco
Em muitos editais a proposta de preços vem em planilha, e é aí que o problema se concentra. Uma coluna oculta com o custo unitário ou com o BDI (Benefícios e Despesas Indiretas, a fatia que a empresa soma ao custo em obras e serviços) continua no arquivo depois que você a oculta. Quem recebe pode reexibi-la. Abas ocultas, nomes definidos e vínculos com outras planilhas também viajam.
O histórico de edição do XLSX registra quem salvou por último. Para ver o que mais o Excel deixa para trás, leia o artigo sobre abas e dados ocultos em planilhas.
Passo a passo antes de enviar
- Leia o edital e confirme o formato exigido. Se pede PDF, envie PDF. Se pede a planilha em XLSX, siga o modelo do edital sem reestruturá-lo.
- Corrija a origem. No Word, Arquivo → Informações → Propriedades, preencha ou apague Autor e Empresa e confira o Título. Se o PDF sai do Word, o passo a passo para salvar o PDF sem o nome do autor mostra as opções de exportação.
- Inspecione o DOCX. Arquivo → Informações → Verificar Problemas → Inspecionar Documento remove comentários, revisões e informações pessoais. Leia a lista antes de confirmar, porque a mesma opção pode apagar conteúdo que você quer manter.
- Exporte e limpe. Gere o PDF final e passe pelo limpador do MetaWipe. A ferramenta reescreve o arquivo inteiro, então os valores antigos não sobrevivem nos bytes.
- Confirme. Leia o arquivo limpo em /ler-metadados. O relatório mostra o que sobrou depois da limpeza, não o que você pretendia remover.
Os formatos mais comuns nessa etapa são PDF, DOCX e XLSX, e cada um tem o seu campo que merece atenção.
Assinar depois de limpar
Se a proposta vai assinada digitalmente, a ordem muda o resultado. Qualquer reescrita do PDF depois da assinatura invalida essa assinatura, e a limpeza é uma reescrita. A sequência segura é fechar o documento, limpar e só então assinar. O artigo sobre limpar um PDF assinado explica o que fazer quando a assinatura já existe.
Quantas mãos passam pela proposta
Uma proposta raramente sai de uma pessoa só. Normalmente há um consultor que monta a base, alguém do financeiro que preenche a planilha de preços, um jurídico que revisa as declarações e um representante que assina. Cada um que salva o arquivo atualiza o campo LastModifiedBy, e o modelo de origem fica registrado em Template. Isso é normal e não prova nada sobre a proposta. O que importa é saber quem era responsável por cada parte, porque é essa informação que a empresa precisa ter à mão se alguém perguntar.
Campo por campo
| Campo | O que revela | O que fazer |
|---|---|---|
| Author | Quem criou o arquivo no Word | Ajustar para o responsável ou limpar |
| Company | Empresa do modelo de origem | Conferir; limpar se for de outra empresa |
| LastModifiedBy | Quem salvou por último | Limpar |
| Title | Nome do arquivo de outro processo | Renomear na origem e limpar |
| Template | Modelo reaproveitado | Limpar |
| CreateDate e ModifyDate | Quando o arquivo nasceu e quando foi alterado | Manter no original; limpar a cópia enviada |
Certidões e atestados no mesmo pacote
Um pacote de licitação costuma reunir declarações, atestados e certidões, além da proposta. Os seus documentos você pode revisar e limpar. Certidões e atestados vêm de outros emissores, e se o arquivo traz assinatura digital, qualquer reescrita quebra essa assinatura. Nesse caso, confira apenas se não há nada anexado por engano, como uma versão de trabalho da proposta. Não substitua um documento emitido por terceiros por uma versão editada por você.
Pasta por processo, original à parte
Organize uma pasta por licitação, com três subpastas: o original, sem limpeza; a versão enviada, que é a cópia limpa; e os documentos recebidos de terceiros. Nomeie as versões pelo número do processo e pela data de envio, por exemplo proposta_pregao_034_2026-09-27.pdf, e não por final ou v4. Se alguém questionar a elaboração meses depois, a empresa tem a sequência inteira à mão, e a cópia enviada não precisa carregar nada que ninguém pediu.
Uma ressalva honesta
Limpar metadados não resolve o que está no conteúdo. Se duas propostas têm o mesmo parágrafo técnico, o texto é a pista, e o campo de autor nem entra na conta. A limpeza serve para não entregar o que ninguém pediu: nomes de terceiros, caminhos de pasta e modelos de outros clientes.
Guarde o original, com as propriedades intactas, em um lugar interno. Se houver questionamento, é esse arquivo que mostra a sequência de elaboração. A regra de quando manter o arquivo sem alterações está em quando não remover metadados.